Les alertes d'expiration de documents vous préviennent avant qu'un document réglementaire n'arrive à échéance sur l'un de vos engins. Elles sont particulièrement critiques pour les VGP (visites générales périodiques) : un VGP expiré interdit l'utilisation de l'engin sur chantier et expose votre entreprise à des pénalités importantes en cas de contrôle ou d'incident. Avec les alertes, vous anticipez les renouvellements plutôt que de les subir.

Vous configurez une alerte en définissant un délai d'anticipation et une liste de destinataires. Hiboo surveille en continu les dates d'expiration de vos documents et envoie automatiquement un email récapitulatif aux destinataires choisis, selon la fréquence que vous avez définie.

Vous choisissez combien de jours avant expiration l'alerte se déclenche, quels engins elle couvre (tout le parc, un segment ou une liste fixe), qui la reçoit, et à quelle fréquence. Ces paramètres permettent par exemple de créer une alerte spécifique à un type de matériel ou à une agence, avec des destinataires et des délais adaptés.

L'email récapitulatif liste les documents concernés, les engins associés et leurs dates d'expiration. Chaque ligne inclut un lien direct pour importer le document renouvelé. L'objectif est de traiter les renouvellements au fil des emails, avant que les documents n'arrivent effectivement à échéance.