Introduction
Deux mécanismes complémentaires permettent de ne laisser passer aucun événement de maintenance sans réponse : une notification immédiate à chaque création d'incident ou d'intervention, et un rapport hebdomadaire qui dresse le bilan de l'activité sur la semaine passée et celle à venir.
Fonctionnement
Les notifications à la création agissent au fil de l'eau : dès qu'un incident ou une intervention manuelle est ouvert, la bonne personne en est informée par e-mail. Le rapport hebdomadaire prend le relais avec une synthèse consolidée envoyée chaque semaine aux administrateurs de l'espace de travail. Les deux canaux sont indépendants et se configurent séparément depuis les paramètres de maintenance de l'espace de travail.
Notifications à la création d'un incident ou d'une intervention
Chaque incident ou intervention créée manuellement déclenche l'envoi d'un e-mail de notification. L'objectif est simple : garantir qu'aucun signalement ne passe inaperçu, même dans les périodes d'intense activité sur les chantiers.
La logique de destinataire suit une règle claire : si une personne est assignée à l'incident ou à l'intervention, c'est elle qui reçoit la notification. Sinon, c'est le responsable de maintenance configuré au niveau de l'espace de travail qui est alerté.
Pour les interventions, ce paramétrage s'effectue par type d'intervention, ce qui permet d'orienter les alertes vers les bons interlocuteurs selon la nature des travaux (VGP, entretien périodique, etc.).
Les interventions générées automatiquement par le plan de maintenance ne déclenchent pas de notification — seules les créations manuelles sont concernées.
Rapport hebdomadaire de maintenance
Chaque semaine, les administrateurs de l'espace de travail reçoivent un e-mail récapitulatif de l'activité maintenance sur la période écoulée, ainsi qu'un aperçu sur les entretiens à réaliser.
Incidents et interventions : nombre d'éléments créés et résolus sur la semaine, pour évaluer le volume d'activité corrective.
État des entretiens : répartition entre les entretiens en retard, à planifier prochainement et les échéances imminentes, avec la liste des prochains entretiens arrivant à échéance.
Ce rapport est particulièrement utile pour préparer les réunions de pilotage de maintenance ou identifier rapidement les retards accumulés sur une flotte importante.
FAQ
Les notifications sont-elles activées par défaut ?
Les notifications sont-elles activées par défaut ?
Non, elles nécessitent une configuration préalable dans les paramètres de l'espace de travail. Il faut désigner un responsable de maintenance et, pour les interventions, paramétrer les notifications par type.
Que se passe-t-il si aucun responsable de maintenance n'est configuré et qu'aucune personne n'est assignée ?
Que se passe-t-il si aucun responsable de maintenance n'est configuré et qu'aucune personne n'est assignée ?
Dans ce cas, aucune notification n'est envoyée. Il est donc recommandé de définir un responsable de maintenance par défaut pour couvrir tous les événements non assignés.
À quelle fréquence le rapport hebdomadaire est-il envoyé, et peut-on choisir les destinataires ?
À quelle fréquence le rapport hebdomadaire est-il envoyé, et peut-on choisir les destinataires ?
Le rapport est envoyé une fois par semaine le lundi matin, et est adressé aux administrateurs de l'espace de travail. Il n'est pas possible de configurer des destinataires supplémentaires à ce stade.