Vos engins en location sont encadrés par des conditions contractuelles : période de validité, jours couverts, plafond d'heures ou encore conditions spécifiques de facturation. Lorsqu'un engin est utilisé en dehors de ce cadre, le revenu correspondant peut facilement passer sous le radar.

L'usage hors contrat compare automatiquement l'usage réel de vos engins avec leurs conditions contractuelles afin de faire ressortir les écarts, les chiffrer et vous aider à les suivre jusqu'à leur facturation.

L'usage hors contrat croise deux sources de données : les données d'usage remontées par vos engins connectés et les lignes de contrat associées à chaque engin, importées dans Hiboo via votre intégration ERP.

Lorsqu'un usage sort du cadre prévu par le contrat, Hiboo génère automatiquement un écart. Chaque écart peut ensuite être analysé, commenté, ignoré ou marqué comme facturé.

Hiboo identifie notamment les situations suivantes :

Par exemple, si un client termine sa location le jeudi mais que l'engin n'est récupéré que le lundi, toute utilisation le vendredi peut être détectée comme un usage hors contrat.

Chaque organisation peut affiner la détection avec un seuil de tolérance journalier et une liste d'engins exclus.

Par défaut, le seuil de tolérance est fixé à 1 heure. Cela signifie qu'un écart n'est généré que si l'usage hors contrat dépasse ce seuil. Ce seuil permet d'éviter de créer des écarts pour des usages très courts, comme le simple déplacement d'un engin.

Les écarts sont généralement calculés le lendemain de l'usage détecté. Si les données télématiques évoluent après coup, l'écart peut être recalculé automatiquement. En revanche, une modification du contrat ne recalcule pas les écarts déjà générés.

Seuls les administrateurs de l'organisation peuvent modifier ces règles.

Chaque écart est valorisé à partir du taux journalier défini sur la ligne de contrat de l'engin. Le montant potentiel à facturer est calculé automatiquement à la création de l'écart, puis peut être ajusté manuellement par un administrateur.

Si aucun taux journalier n'est renseigné, le montant reste à zéro jusqu'à ce qu'il soit complété.

Tous les écarts sont regroupés dans un écran dédié où ils peuvent être filtrés par période, engin, client, type d'écart ou statut.

Chaque écart possède un statut pour suivre son avancement : à traiter, ignoré, facturé ou non facturé. Vous pouvez également ajouter des commentaires, joindre des documents et consulter l'historique des modifications afin de garder tout le contexte au même endroit.

Un résumé vous permet de suivre les principaux indicateurs : nombre d'écarts, montant facturé, pourcentage facturé et répartition par statut.

Vous pouvez exporter la liste des écarts. L'export reprend les filtres appliqués à l'écran et vous est envoyé par email.

Vous pouvez aussi vous abonner à un rapport périodique, par espace de travail, afin de recevoir les écarts détectés directement dans votre boîte mail. La fréquence peut être quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.